Prawidłowe prowadzenie akt osobowych, jest to podstawa do dobrego zarządzania kadrami w każdej firmie. Niezależnie od tego czy mamy małą firmę, i tematem tym zajmujemy się osobiście, czy jesteśmy właścicielami/dyrektorami dużych zakładów, musimy w aktach osobowych mieć porządek.
Jak prowadzić akta osobowe?
Akta osobowe powinniśmy sobie podzielić na trzy główne działy:
- dokumenty związane z procesem rekrutacji i ubiegania się pracownika o posadę: do dokumentów takich możemy zaliczyć CV, list motywacyjny lub notatki z rozmów kwalifikacyjnych na poszczególnych etapach,
- dokumenty związane z pracą w naszym zakładzie: uprawnienia, pochwały/nagany, badania i szkolenia,
- dokumenty związane z zakończeniem współpracy: wypowiedzenie umowy, zaświadczenie o przejściu na emeryturę/rentę itp.
Jak powinna wyglądać prawidłowa teczka akt osobowych?
Teczki akt osobowych (przykłady na: http://biurwa.pl/organizacja-dokumentow-teczki-teczki-do-akt-osobowych-o_c_349_1.html) powinny być podzielone na minimum trzy, wspomniane powyżej kategorie. Dobrze aby w kategoriach tych były dodatkowe przegródki, w których możemy dodatkowo posegregować dokumenty. Tak prowadzone akta, są przede wszystkim wygodne w użytkowaniu dla nas lub naszych pracowników. Warto również wspomnieć o tym, że na okładce oraz na grzbiecie akt, powinno być sporo miejsca na nazwisko oraz nr ewidencyjny pracownika.